什么是工程索赔意向书？

在建筑工程项目中，合同双方基于合同约定的权利与义务展开合作。然而，在实际施工过程中，由于设计变更、工期延误、材料涨价、不可抗力或发包方未按约支付进度款等原因，承包方可能面临经济损失或额外成本支出。为维护自身合法权益，承包方需及时向发包方发出正式的法律文件以表明索赔意愿，这类文件即为“工程索赔意向书”。它是索赔程序的起点，具有重要的法律意义和证据效力。工程索赔意向书并非最终索赔请求，而是向对方正式告知将要提出索赔的初步通知，标志着索赔流程的正式启动。

工程索赔意向书的核心作用

工程索赔意向书最核心的作用在于“及时性”与“合法性”的双重保障。根据《建设工程施工合同（示范文本）》及相关法律法规规定，承包方应在发生索赔事件后，按照合同约定的时间节点内提交索赔意向通知，否则可能丧失索赔权利。因此，一份规范、完整的意向书不仅有助于保留索赔资格，还能有效避免因程序瑕疵导致的败诉风险。此外，意向书还具备证据功能，可作为日后索赔金额计算、责任划分及诉讼举证的重要依据。它明确记录了索赔事由、时间点、影响范围及初步估算，为后续正式索赔报告提供清晰脉络。

工程索赔意向书的法律依据

我国《民法典》第577条明确规定，当事人一方不履行合同义务或者履行不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。在建设工程领域，《最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释（一）》进一步细化了索赔程序与举证要求。其中，第19条规定：“承包人应当在知道或者应当知道索赔事件发生之日起14日内，向发包人发出索赔意向通知书。”这一条款赋予了意向书强制性的法律地位。若承包方未能在规定期限内发出意向书，即使存在真实损失，也可能被法院认定为放弃索赔权利。因此，每一份工程索赔意向书都必须严格遵循法定时效要求，确保程序合法合规。

工程索赔意向书的基本构成要素

一份完整的工程索赔意向书应包含以下关键内容：一是项目基本信息，如工程名称、合同编号、双方名称及联系方式；二是索赔事件的具体描述，包括发生时间、地点、原因及具体表现；三是对工期、成本、质量等方面造成的影响分析；四是初步估算的损失金额或工期顺延天数；五是所依据的合同条款或相关法规；六是附件支持材料，如会议纪要、监理日志、往来函件、现场照片、影像资料等。这些要素缺一不可，共同构成意向书的完整性与说服力。特别需要注意的是，语言表述应客观、准确、简洁，避免情绪化用语，以增强其法律可信度。

撰写工程索赔意向书的注意事项

在撰写工程索赔意向书时，必须注重细节处理。首先，应确保发送方式合法有效，建议通过邮政快递（留存寄送凭证）、电子邮件（确认已读）或电子签章系统发送，并保留完整送达记录。其次，时间节点至关重要，必须在合同规定的时限内完成提交，切忌拖延。再次，内容应实事求是，不得夸大事实或虚构损失，否则可能被反诉为恶意索赔。同时，避免使用模糊措辞，如“可能造成损失”“大概需要延期”，而应使用“已造成工期延误3天”“预计增加成本8.6万元”等量化表达。最后，应注明“本意向书仅为索赔启动通知，具体索赔金额及依据将在后续正式索赔报告中详细说明”，以规避提前承诺的风险。

工程索赔意向书的发送对象与接收管理

工程索赔意向书的发送对象通常是发包方或其授权代表，如项目总监理工程师、项目经理或合同管理负责人。在某些情况下，若合同中有明确指定的索赔受理部门，则应按约定路径递交。值得注意的是，发送后应主动跟进确认对方是否收到，必要时可通过电话回访或书面催告补充。同时，承包方内部也应建立索赔台账，对意向书的编号、发送日期、接收情况、后续进展进行系统化管理。这不仅有助于提升内部协作效率，也为应对可能的争议提供完整的工作轨迹。

常见错误与规避策略

实践中，许多承包方在撰写工程索赔意向书时常犯以下错误：一是遗漏关键信息，如未写明合同条款依据；二是语言不当，使用指责性或情绪化词汇，削弱专业形象；三是附件缺失，无法支撑主张；四是逾期发送，导致丧失索赔权利；五是未保留送达证据，事后无法证明已履行通知义务。为规避上述问题，建议企业建立标准化模板，由法务或合约管理人员统一审核把关。同时，定期开展员工培训，提升项目团队对索赔程序的认知水平，确保从一线人员到管理层均能正确理解并执行索赔流程。

工程索赔意向书与其他文件的关系

工程索赔意向书是整个索赔链条中的第一环，其后通常接续正式索赔报告、索赔证据清单、谈判协商记录及仲裁或诉讼材料。意向书虽不具备最终决定效力，但其内容直接影响后续阶段的推进方向。例如，若意向书中明确提出“因设计变更导致材料采购延迟”，则后续索赔报告必须围绕该事由展开，且需提供相应的设计变更单、采购订单、物流记录等佐证材料。若前后矛盾，极易被对方质疑真实性。因此，意向书不仅是法律程序的起点，更是整个索赔逻辑体系的基石，必须与后续文件保持高度一致。